Intâlnirea cu ziaristii trebuie anuntata inainte. Daca nu ii anuntati pe ziaristi, puteti fi siguri ca ei nu vor veni la evenimentul media pe care il pregatiti. Apoi, trebuie sa pregatiti acestora câte o mapa de presa in care subiectele sa fie expuse clar. Urmati regulile de la comunicatul de presa. Atentie: niciodata sa nu va asezasi cu spatele la un geam descoperit. Si asta pentru ca va fi foarte greu pentru fotoreporteri si pentru cameramani sa isi faca meseria, deoarece in contralumina nu se pot obtine imagini prea bune. De asemenea, evitati sa stati cu spatele la un perete gol. Doar atunci când se fotografiaza detinutii, acestia sunt pusi la perete. Imaginile cu o persoana in fata unui zid gol sugereaza ca acel individ este izolat. In plus, evitati sa fiti filmati lânga un ceas; cadrele pot sugera ca v-a sunat ceasul! Fiti atenti la mâini. Este preferabil sa le puneti impreunate pe masa. In nici un caz nu va scarpinati in timp ce sunteti filmati.
Feed-back-ul
Un ultim amanunt extrem de important: nu uitati ca procesul comunicarii se desfasoara in ambele sensuri. Dumneavoastra sunteti pe rând transmitator si receptor. Oferiti dar si primiti informatii. Chiar si mimica sau gesturile unei persoane sunt informatii. Nu strica sa aveti un carnetel si un pix la dumneavoastra in timpul conferintelor de presa, in care sa va notati amanuntele pe care neaparat vreti sa le prezentati jurnalistilor. Si asta pentru ca altfel riscati sa uitati, poate din pricina emotiilor. Apoi, in cazul in care un jurnalist va adreseaza mai multe intrebari, puteti sa vi le notati ca sa puteti raspunde ordonat si la obiect.
Documentarea
Pregatirea unui eveniment media cuprinde mai multe faze, dintre care documentarea este una esentiala. Comunicatorii trebuie sa isi ordoneze informatiile pe care le transmit, iar apoi sa le verifice. O informatie care se dovedeste neadevarata poate distruge credibilitatea organizatiei respective. De asemenea, o informatie incompleta poate aduce deservicii organizatiei care vrea sa transmita presei un comunicat sau o informare pentru presa. Unul dintre riscuri ar fi ca evenimentul sa fie prezentat deformat iar un altul este ca el sa nu fie prezentat deloc. Si asta pentru ca purtatorul de cuvânt trebuie sa stie ca ziaristii nu sunt angajatii institutiei respective si, ca urmare, nu au nici un fel de obligatie sa transmita publicului informatiile prezentate in conferinta de presa sau in comunicat. Apoi, o informare de presa redactata in mod complet si la timp este si un semn de respect atât fata de presa cât si fata de publicul caruia sunt destinate informatiile respective. De aceea, pentru a asigura o buna documentare pentru conferinta de presa sau pentru comunicat, trebuie sa consultati cât mai multe dintre documentele legate de subiectul pe care doriti sa il prezentati. In cazul in care aveti anumite nelamuriri, nu ezitasi sa va intrebati colegii sau superiorii. Acestia trebuie sa inteleaga faptul ca relatia cu presa si cu publicul in general este una dintre cele mai importante activitati. Mai ales ca procesul de comunicare poate duce la indepartarea unor obstacole cu care se pot confrunta alte departamente ale organizatiei pe care o reprezentati. De exemplu, un blocaj birocratic nejustificat poate fi rezolvat prin presiunea opiniei publice, in cazul in care este afectata o activitate de interes public. Este situatia in care Directia de Sanatate Publica intârzie sa elibereze autorizatii de functionare pentru un azil de batrâni sau pentru o cantina a saracilor, cu toate ca ele indeplinesc toate normele sanitare prevazute de lege. Un alt exemplu este cel legat de interventia autoritatilor in anumite conflicte interconfesionale. Materialele de presa aparute in ultimii ani dovedesc faptul ca fortele de mentinere a ordinii publice inca nu s-au obisnuit sa respecte toate legile in vigoare. Totusi, politistii sau jandarmii pot fi obligati sa actioneze in spiritul legii de prezenta camerelor de filmat. Atentie, daca nu va documentati suficient in legatura cu subiectul respectiv, riscati sa va faceti de râs. Sau mai rau, declaratiile pe care le dati ziaristilor pot fi considerate insulte sau calomnii, fapte care sunt pedepsite penal. De aceea, trebuie sa fiti siguri ca toate declaratiile pe care le faceti corespund intocmai adevarului.
Inregistrati-va conferintele de presa
Pentru ca in cadrul intâlnirilor cu ziaristii se discuta de multa ori subiecte controversate, este bine sa va inregistrati conferintele de presa. Asa veti putea proba exact ceea ce ati spus. Apoi, ascultând casetele inregistrate – un exercitiu extrem de folositor mai ales pentru novici – veti putea sa va dati seama care sunt greselile pe care le comiteti. Pot fi greseli de exprimare, de pronuntie ori de organizare. Dându-va seama de aceste greseli, le veti putea evita pe viitor. In plus, in cazul aparitiei unor citate eronate in presa, puteti obtine mai usor rectificarea informatiilor gresite, demonstrând editorilor ca reporterii au relatat gresit cele afirmate. Totusi, nu va asteptati ca jurnalistii sa devina simpli scribi, care consemneaza fidel spusele dumneavoastra. Si asta pentru ca reporterii relateaza, aseaza afirmatii in context si incearca sa inteleaga lucrurile care se petrec in spatele iesirilor in presa. Cum sunt si ei oameni, uneori pot gresi, lucru pe care trebuie sa il intelegeti. Un articol de presa in care institutia pe care o reprezentati este prezentata tendentios nu tradeaza neaparat rea-credinta. Poate ca reporterii nu au inteles exact ceea ce ati vrut sa spuneti, iar in acest caz trebuie sa va asumati o parte din vina. Oricum, inregistrarile video ori audio ale conferintelor de presa pot sa lamureasca lucrurile. Mai trebuie sa stiti ca este onest sa ii anuntati pe jurnalisti ca veti inregistra conferinta de presa, convorbirea, interviul ori declaratia de presa pe care o oferiti. Puteti omite sa ii anuntati atunci când asezati pur si simplu un casetofon ori un alt dispozitiv de inregistrare. Jurnalistii pot sa observe singuri in acest caz ca inregistrati convorbirea. Este de preferat sa puneti dispozitivul de inregistrare pe masa la care stati. Jurnalistii pot sa observe singuri in acest caz ca inregistrati convorbirea. Este de preferat sa folositi un dispozitiv de inregistrare cu insemnele institutiei ori organizatiei pentru care lucrati. Un alt caz in care puteti omite incunostiintarea ziaristilor este cel in care aveti banuieli ori chiar certitudini care arata ca jurnalistul vrea sa va determine sa infaptuiti un lucru care nu este conform legii, regulamentelor organizatiei ori institutiei pe care o reprezentati ori pur si simplu codului dumneavoastra moral. Ori, pur si simplu atunci când interlocutorul dumneavoastra incearca sa va santajeze ori sa obtina foloase necuvenite. Cum nu traim intr-o lume ideala, aceste lucruri pot fi posibile. In general, totusi, aceste cazuri sunt extrem de rare, dar nu strica niciodata o masura de precautie. De asemenea, nu strica sa fotografiati ori sa inregistrati pe caseta video evenimentele pe care le organizati. In cazul in care sunteti o organizatie ori o institutie care depinde ori care pur si simplu are nevoie de subventii de la parteneri, aceste casete ori fotografii pot fi marturii ale modului in care incercati sa va popularizati activitatea, precum pot sa fie si un etalon al relatiilor pe care le aveti cu mass-media. Insa lucrurile nu trebuie privite doar din unghiul in care dumneavoastra si jurnalistii sunteti de parti diferite ale baricadei. Uneori, fotografiile pe care le faceti le pot fi de ajutor jurnalistilor din presa scrisa ori de la agentiile de stiri care nu vin intotdeauna insotiti de fotoreporteri. O situatie identica este si cea a jurnalistilor de la radio, a caror reportofoane se pot defecta. La fel, cameramanii pot sa aiba probleme cu imaginile inregistrate iar daca dumneavoastra ii puteti ajuta cu niste cadre, exista sanse mari ca stirea sa fie difuzata. Si, mai ales, nu va gânditi niciodata ca dumneavoastra faceti munca ziaristilor, pentru ca interesul dumneavoastra este ca evenimentul pe care il organizati sa fie popularizat. Iar in unele situatii ati fi pusi in situatia de a plati pentru ca materialul jurnalistic sa fie difuzat. Daca reusiti sa construiti relatii bune cu ziaristii, situatiile in care veti fi nevoiti sa scoateti bani din buzunar pentru a fi in atentia presei vor fi din ce in ce mai rare. Si, in plus, este preferabil ca banii pe care ar trebui sa ii platiti pentru publicitate la televiziune, la radio ori in ziare sa fie investiti mai bine in aparatura.
Folositi „catalogul”
De fiecare data când organizati o conferinta de presa, dati jurnalistilor tabele albe, pe care sa isi treaca numele, institutia de presa pe care o reprezinta si datele de contact. Acest lucru va poate fi folositor in mai multe feluri. In acest fel, va actualizati permanent propria baza de date referitoare la mass-media. Apoi, puteti remarca jurnalistii care vin des la evenimentele pe care le organizati. Pe acestia ii veti putea invita si la alte evenimente, mai intime ori care presupun un grad mai mare de specializare in domeniul in care activati. De asemenea, jurnalistilor interesati le puteti furniza unele amanunte detaliate despre organizatia ori institutia din care faceti parte, chiar daca aceste amanunte sunt off the record. Aceasta sintagma desemneaza situatia in care oferiti ziaristilor in care aveti incredere unele amanunte pe care le pot folosi dar fara sa va citeze ori in cazul in care aceste detalii pot constitui puncte de plecare in investigatiile lor ulterioare. De asemenea, in cazul in care aveti o colaborare foarte buna cu anumiti jurnalisti, nu uitati sa le telefonati de ziua lor, de Craciun, de Pasti ori de Anul Nou. Uneori, un simplu apel conteaza mai mult decât o ceremonie intreaga. Insa nu fiti familiari cu jurnalistii la evenimentele oficiale. Folositi intotdeauna apelativele „doamna”, „domnisoara” ori „domnule” urmate de numele lor, nu de catre prenume. Daca veti face altfel, puteti produce unele prejudicii comunicarii cu alti jurnalisti. Nu trebuie sa dati impresia ca ii discriminati ori ca ii favorizati pe unii dintre ziaristi. La fel, daca lasati impresia ca sunteti prea apropiati de anumiti ziaristi riscati sa puneti sub semnul intrebarii, printr-un comportament necorespunzator, obiectivitatea si neutralitatea acestora. Bineinteles, aceste reguli nu se aplica in cazul intâlnirilor individuale. „Catalogul” poate fi util si in cazul in care trebuie sa lucrati cu jurnalisti pe care nu i-ati mai vazut niciodata. Asa puteti sa retineti mai usor numele lor si de asemenea stiti cum si unde puteti sa ii contactati atunci când trebuie sa ii invitati la noi evenimente. Apoi, puteti sa aflati ce jurnalisti nu au fost interesati de evenimentul pe care l-ati organizat si de ce s-a intâmplat acest lucru. Trebuie apoi sa gasiti noi modalitati prin care sa ii atrageti pe jurnalistii respectivi la manifestarile pe care le organizati. Nu este vorba de miza pe senzationalism, ci pur si simplu sa gasiti si apoi sa subliniati acele elemente care ar face atractiv evenimentul pe care il organizati.
Urmariti informatia
Putini dintre jurnalisti isi redacteaza stirile ori relatarile pe loc. Cei mai multi dintre ei ajung in redactii iar abia apoi isi trimit materialele catre editori. Asa ca nu strica sa redactati imediat dupa conferinta de presa o sinteza a acesteia. Sinteza trebuie trimisa tuturor ziaristilor pe care ii aveti in baza de date. Pentru jurnalistii care au fost la conferinta de presa, sinteza va fi utila in redactarea stirii, pentru ca intotdeauna este mai usor sa editezi un text gata scris decât sa construiesti unul nou. In plus, constructia de idei va fi mai aproape de ceea ce doriti dumneavoastra decât daca v-ati baza suta la suta pe ceea ce au retinut reporterii. De asemenea, pot fi jurnalisti care ar fi fost interesati de evenimentul pe care l-a organizat institutia pe care o reprezentati dar care, din varii motive, nu au avut cum sa ajunga la acesta. Ei vor putea realiza un material jurnalistic folosindu-se de sinteza conferintei de presa. Atentie, nu retrimiteti pur si simplu invitatia de presa revazuta si adaugita. Si asta pentru ca in timpul conferintei de presa poate s-au discutat si alte subiecte ori alte aspecte ale subiectului principal care pot fi mai interesante pentru jurnalisti decât ceea ce ati vrut sa le transmiteti in momentul in care ati organizat conferinta de presa. In redactarea sintezei, puteti folosi inregistrarile pe care le-ati facut in timpul conferintei. De asemenea, puteti sa anuntati disponibilitatea de a oferi, la cererea jurnalistilor, fotografii ale evenimentului, inregistrari audio ori un filmulet. De asemenea, daca institutia pe care o reprezentati are un site ori o pagina web, puneti de indata pe site si sinteza conferintei de presa, si fotografiile de rigoare si specificati faptul ca jurnalistii interesati pot sa foloseasca toate acele materiale fara nici un fel de probleme. La nevoie, trimiteti materialele informative pe fax, pentru ca mai exista unii jurnalisti care inca nu sunt familiarizati cu Internetul. Nu neglijati aceasta parte, care uneori este la fel de importanta ca si conferinta de presa propriu-zisa.
Buletinele de stiri
Un bun comunicator stie ca informatia este cea mai perisabila marfa. Poate sa expire dupa doar câteva ore. De aceea, un comunicator trebuie sa dea dovada de promptitudine maxima. Pe lânga evenimentele ocazionale, este de dorit sa redactati periodic o serie de buletine de stiri prin care sa ii tineti la curent pe jurnalisti si pe toti cei interesati cu evenimentele care se petrec in organizatia dumneavoastra. Internetul este unul dintre cele mai ieftine mijloace pentru a face acest lucru. Pe lânga tinerea la zi a paginii web a organizatiei, activitate in care trebuie neaparat sa va implicati furnizând stiri proaspete, trebuie sa trimiteti pe adresele electronice ale colaboratorilor dumneavoastra buletinele de stiri, astfel incât acestia sa fie la curent cu noutatile pe care doriti sa le transmiteti chiar daca nu stiu adresa paginii web a organizatiei dumneavoastra ori nu au timpul sau abilitatile necesare de a se documenta accesând site-ul de care sunteti responsabil. In aceste buletine de stiri puteti relua unele informatii pe care le-ati prezentat in comunicatele ori in cadrul conferintelor de presa. Si asta pentru ca poate o informatie nu era suficient de relevanta in momentul in care ati prezentat-o insa intr-un nou context pot exista sanse mari ca ea sa fie publicata. Reformulati insa informatia astfel incât sa devina mai atragatoare pentru cei carora le este destinata.